BEVEILIGINGSBELEID PERSOONSGEGEVENS

Kennisgeving inzake bescherming

Dit document is door zijn concept en unieke technische structuur beschermd door wetten inzake intellectuele eigendom. Elke imitatie of reproductie, geheel of gedeeltelijk, van de structuur of technische uitvoering is strikt verboden en kan leiden tot juridische maatregelen.

1. Inleiding

1.1 Doel van dit beleid

Dit Privacybeleid informeert gebruikers van de website over de voorwaarden waaronder Sextant Properties Ltd hun persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt (hierna aangeduid als de „Gegevens”).

Het is van toepassing op alle gegevensverwerkingen uitgevoerd door Sextant Properties, ongeacht hoe de gegevens worden verzameld (online, per telefoon, per post of via partners).

1.2 Toepasselijk juridisch kader

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met:

Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG)
toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming

Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.3 Context en aard van de gegevensverwerking

In het kader van haar vastgoedactiviteiten, waaronder het verbinden van verkopers en kopers van onroerend goed, het promoten en op de markt brengen van vastgoed en het exploiteren van haar website, kan Sextant Properties Ltd persoonsgegevens verwerken met betrekking tot:

identiteitsgegevens
contactgegevens
informatie over vastgoedprojecten
beheer van zakelijke relaties
website-navigatie (technische gegevens en cookies, afhankelijk van uw voorkeuren)

1.4 Beginselen toegepast door Sextant Properties

Sextant Properties verbindt zich ertoe de fundamentele beginselen van de AVG na te leven, waaronder:

Rechtmatigheid en transparantie Gegevens worden verwerkt op basis van een geldige rechtsgrond en voor specifieke doeleinden.

Dataminimalisatie Alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden worden verzameld.

Beperkte bewaartermijnen Gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de nagestreefde doeleinden en wettelijke verplichtingen.

Beveiliging en vertrouwelijkheid Passende technische en organisatorische maatregelen worden geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen.

Respect voor de rechten van gebruikers Personen hebben rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens en kunnen deze uitoefenen onder de voorwaarden die zijn vastgelegd door de toepasselijke regelgeving.

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt om wijzigingen in de wet- en regelgeving of operationele veranderingen te weerspiegelen.

2. Toepassingsgebied

2.1 Betrokkenen

Dit beleid is van toepassing op elke persoon wiens gegevens worden verwerkt door Sextant Properties, waaronder:

gebruikers van de website
klanten, prospecten, verkopers en kopers van onroerend goed
agenten, consultants en vertegenwoordigers die namens Sextant Properties optreden
zakelijke partners waar relevant

2.2 Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Sextant Properties Ltd 254 Pentonville Road London N1 9JY United Kingdom

E-mail: [email protected]

2.3 Functionaris voor gegevensbescherming (FG)

Sextant Properties heeft een Functionaris voor gegevensbescherming aangewezen die verantwoordelijk is voor het waarborgen van de naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming en als aanspreekpunt fungeert voor alle vragen met betrekking tot persoonsgegevens.

Contact:

E-mail: [email protected]

Postadres:

Sextant Properties Ltd 254 Pentonville Road London N1 9JY United Kingdom

2.4 Definities

Gegevens Alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking Elke bewerking uitgevoerd op persoonsgegevens (verzameling, opslag, gebruik, verzending, verwijdering, enz.).

Gebruiker Elke persoon die de website bezoekt.

Klant Elke persoon die gebruikmaakt van diensten verleend door Sextant Properties.

Verwerker Elke entiteit die gegevens verwerkt namens Sextant Properties op basis van gedocumenteerde instructies.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

3.1 Overzicht

In het kader van haar activiteiten verzamelt en verwerkt Sextant Properties verschillende categorieën persoonsgegevens.

Gegevens kunnen worden verzameld:

rechtstreeks van u (contactformulieren, informatieverzoeken, afspraken, telefonische of e-mailuitwisselingen)
via technische tools die nodig zijn voor de werking van de website en het meten van het publiek (cookies, met uw toestemming)

De gegevens worden gebruikt om:

uw verzoeken te beantwoorden
u te helpen met uw vastgoedprojecten
zakelijke relaties te beheren
onze diensten te verbeteren
relevante informatie over Sextant Properties te verzenden waar van toepassing

De verwerking van persoonsgegevens kan steunen op de volgende rechtsgronden:

Toestemming
Uitvoering van een overeenkomst
** Gerechtvaardigd belang**
Wettelijke verplichtingen

Dit beleid is niet van toepassing op werknemersgegevens, die worden beheerd door een apart intern beleid.

3.2 Categorieën verzamelde gegevens

Verzamelde gegevens	Doel	Rechtsgrond
Identificatiegegevens (naam, e-mail, telefoon, postadres, aanhef)	Contactverzoeken, account aanmaken, klantrelatiebeheer	Precontractuele maatregelen / Uitvoering overeenkomst
Identiteitsdocumenten indien vereist	Identiteitsverificatie en naleving van anti-witwasverplichtingen	Wettelijke verplichting
Informatie over vastgoedprojecten (budget, zoekcriteria, woningdetails)	Ondersteuning bij woningzoeken en transactiebegeleiding	Precontractuele maatregelen / Overeenkomst
Transactiegegevens	Uitvoering van vastgoeddiensten	Overeenkomst
Marketinggegevens	Verzenden van nieuwsbrieven en commerciële communicatie	Toestemming / Gerechtvaardigd belang
Navigatiegegevens (IP-adres, cookies, apparaatinformatie)	Websitewerking, analyses en verbetering	Gerechtvaardigd belang / Toestemming
Beveiligingslogboeken	Fraudepreventie en systeembeveiliging	Gerechtvaardigd belang
Boekhoudkundige gegevens	Boekhoud- en belastingverplichtingen	Wettelijke verplichting

4. Gegevensbewaring

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is om de in dit beleid beschreven doeleinden te vervullen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Typische bewaartermijnen zijn onder meer:

Type gegevens	Bewaartermijn
Contactgegevens (prospecten)	3 jaar na laatste contact
Klantgegevens	Duur van de relatie + 5 jaar
Transactiegegevens	5 jaar na einde van de relatie
Marketinggegevens	Tot intrekking van toestemming
Website-analyses	13 maanden
Beveiligingslogboeken	6 tot 12 maanden
Boekhoudkundige gegevens	10 jaar

5. Gegevensbeveiliging

Sextant Properties implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

toegangscontrole en permissiebeheer
veilige authenticatiemechanismen
beveiliging van IT-omgevingen (servers, systemen, applicaties)
regelmatige back-ups
monitorings- en loggingsystemen

Interne procedures worden ook geïmplementeerd om risico’s te beperken en naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming te waarborgen.

6. Gegevensopslag en -overdrachten

Sommige gegevens kunnen worden gehost door gespecialiseerde dienstverleners.

Onze hostingprovider kan omvatten:

Amazon Web Services (AWS).

Waar gegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk, worden passende waarborgen geïmplementeerd, waaronder:

Standaard Contractuele Clausules goedgekeurd door de Europese Commissie
adequate beslissingen
erkende gegevensoverdrachtmechanismen zoals het EU-US Data Privacy Framework waar van toepassing.

7. Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen

Sextant Properties voert Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) uit wanneer verwerkingsactiviteiten waarschijnlijk een hoog risico vormen voor de rechten en vrijheden van individuen.

Deze beoordelingen helpen risico’s te identificeren en passende beschermende maatregelen te implementeren.

8. Beheer van gegevenslekken

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zal Sextant Properties de relevante toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur informeren wanneer dit wettelijk vereist is.

Waar de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico vormt voor individuen, worden de betrokken personen dienovereenkomstig geïnformeerd.

9. Uw rechten

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u het recht om:

toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens
correctie van onjuiste gegevens te verzoeken
verwijdering van uw gegevens te verzoeken
beperking van de verwerking te verzoeken
bezwaar te maken tegen verwerking
gegevensoverdracht te verzoeken
toestemming op elk moment in te trekken
niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming die juridische gevolgen heeft

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met:

[email protected]

Wij zullen binnen één maand reageren, tenzij het verzoek complex is.

10. Marketingcommunicatie

Sextant Properties kan marketingcommunicatie of nieuwsbrieven met betrekking tot haar diensten verzenden.

U kunt zich op elk moment afmelden door:

op de afmeldlink in e-mails te klikken
contact op te nemen met de Functionaris voor gegevensbescherming

11. Toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, kunt u een klacht indienen bij een bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming.

DOELEINDE EN BEWAARTERMIJN VAN PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

Doel	Betreffende gegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Account aanmaken en beheer	Naam, e-mail, telefoonnummer, adres, projectgegevens	Toestemming van de gebruiker	3 jaar vanaf laatste login of bij verzoek tot accountverwijdering
Commerciële prospectie	Naam, e-mail, telefoonnummer, projectgegevens	Toestemming van de gebruiker	3 jaar vanaf laatste contact
Beheer zakelijke relaties	Naam, e-mail, telefoonnummer, projectgegevens	Toestemming van de gebruiker	3 jaar vanaf laatste contact
Beveiliging en verbetering van de site	IP-adres, browsegegevens	Gerechtvaardigd belang	13 maanden
Site-statistieken en marketingonderzoek	IP-adres, browsegegevens	Toestemming van de gebruiker	6 maanden
Personalisatie van inhoud, gerichte reclame	IP-adres, browsegegevens	Toestemming van de gebruiker	6 maanden
Beheer van verzoeken inzake rechten persoonsgegevens	E-mail, telefoon, kopie identiteitsbewijs	Toestemming van de gebruiker	3 jaar vanaf laatste contact

Het bedrijf behoudt zich het recht voor om gegevens te anonimiseren voordat ze worden verwijderd.

GDPR